Θέλεις να συντάξεις μια απάντηση σε πελάτη και σκέφτεσαι να αντιγράψεις ολόκληρη την αλληλογραφία σε ένα εργαλείο AI. Μέσα στα μηνύματα όμως υπάρχουν ονόματα, στοιχεία επικοινωνίας, μια εμπορική προσφορά και πληροφορίες που ο πελάτης έδωσε μόνο στην εταιρεία σου.
Η χρήσιμη ερώτηση πριν από την επικόλληση είναι αν χρειάζεται πράγματι να διαβιβαστούν όλα αυτά για να ολοκληρωθεί η εργασία.
Ξεκίνα από τους κανόνες της εταιρείας
Μάθε ποια εργαλεία έχουν εγκριθεί και για ποιες χρήσεις. Ένας προσωπικός λογαριασμός σε μια εφαρμογή δεν γίνεται εταιρικό εργαλείο επειδή χρησιμοποιείται από το γραφείο.
Αν δεν υπάρχει σαφής οδηγία, ρώτησε τον υπεύθυνο πληροφορικής, τον αρμόδιο για την προστασία δεδομένων ή τη διοίκηση. Χρειάζεται να γνωρίζεις ποιος έχει πρόσβαση στο περιεχόμενο, πώς διατηρείται και ποιοι όροι ισχύουν για τη συγκεκριμένη υπηρεσία.
Περίγραψε το πρόβλημα χωρίς τον πραγματικό φάκελο
Για ένα πρώτο προσχέδιο συχνά μπορείς να χρησιμοποιήσεις ένα φανταστικό παράδειγμα: «Γράψε μια ευγενική απάντηση σε πελάτη που ζητά ενημέρωση για καθυστέρηση παράδοσης. Μην υποσχεθείς ημερομηνία που δεν έχει επιβεβαιωθεί».
Πρόσθεσε εσύ τα πραγματικά στοιχεία αργότερα, στο εγκεκριμένο περιβάλλον εργασίας σου. Έτσι το εργαλείο βοηθά στη διατύπωση χωρίς να χρειάζεται να λάβει την πλήρη υπόθεση.
Η αφαίρεση του ονόματος δεν αρκεί πάντα
Ένα συγκεκριμένο επάγγελμα, μια μικρή περιοχή, μια ημερομηνία και ένα περιστατικό μπορούν μαζί να αποκαλύψουν ποιον αφορά ένα κείμενο. Αυτό έχει ιδιαίτερη πρακτική σημασία όταν περιγράφεις μια υπόθεση μέσα σε περιορισμένο επαγγελματικό κύκλο.
Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εξηγεί ότι πληροφορίες που μπορούν μαζί να οδηγήσουν στην αναγνώριση ενός προσώπου παραμένουν προσωπικά δεδομένα. Η απλή αλλαγή ονομάτων δεν εξασφαλίζει ότι μια υπόθεση έπαψε να είναι αναγνωρίσιμη.
Ξεχώρισε την πληροφορία από την εξουσιοδότηση
Το ότι μπορείς να ανοίξεις έναν φάκελο πελάτη δεν σημαίνει αυτομάτως ότι μπορείς να τον ανεβάσεις σε οποιαδήποτε εξωτερική υπηρεσία. Πρόσεχε ιδιαίτερα αρχεία HR, δεδομένα υγείας, στοιχεία ταυτότητας και εμπιστευτικές συμφωνίες.
Αν έστειλες κατά λάθος περιεχόμενο, ενημέρωσε άμεσα το αρμόδιο πρόσωπο μέσω της διαδικασίας της εταιρείας. Ανάφερε ποιο αρχείο διαβιβάστηκε, σε ποια υπηρεσία και πότε, χωρίς να το προωθήσεις ξανά σε περισσότερους παραλήπτες.
Πριν από την επόμενη χρήση AI, κάνε έναν σύντομο έλεγχο: είναι εγκεκριμένο το εργαλείο, είναι απαραίτητα αυτά τα δεδομένα και έχω την κατάλληλη άδεια να τα χρησιμοποιήσω εδώ; Αν κάποια απάντηση λείπει, ξεκίνα με ένα φανταστικό παράδειγμα και ζήτησε διευκρίνιση.