Η πρώτη χρήσιμη εφαρμογή του AI στο γραφείο μπορεί να είναι ένα καλύτερα οργανωμένο email. Για να δεις αν αξίζει στην καθημερινότητά σου, διάλεξε μια μικρή εργασία που επαναλαμβάνεται και της οποίας το αποτέλεσμα μπορείς να ελέγξεις.
Τα παρακάτω παραδείγματα αφορούν δοκιμές με μη εμπιστευτικό υλικό, σε εργαλείο που επιτρέπεται από την εταιρεία σου.
Ένα προσχέδιο επαγγελματικού email
Δώσε το ζητούμενο, τον παραλήπτη και το ύφος: «Γράψε ένα σύντομο email προς προμηθευτή για να ζητήσω διαθέσιμες ημερομηνίες συνάντησης. Ευγενικό και άμεσο, χωρίς να δεσμεύεται η εταιρεία για συνεργασία».
Μετά έλεγξε αν το μήνυμα λέει όσα θέλεις. Πρόσθεσε εσύ τα στοιχεία επικοινωνίας και αφαίρεσε εκφράσεις που δεν θα χρησιμοποιούσες.
Μια πιο συγκεκριμένη ατζέντα συνάντησης
Αν η συνάντηση αφορά την οργάνωση μιας εκδήλωσης, ζήτησε να χωριστούν τα θέματα σε αποφάσεις που χρειάζονται και ενημερώσεις που μπορούν να προηγηθούν γραπτώς.
Το αποτέλεσμα μπορεί να γίνει αφετηρία για την ατζέντα. Εσύ αποφασίζεις ποια θέματα ανήκουν στη συγκεκριμένη ομάδα και πόσος χρόνος είναι διαθέσιμος.
Τακτοποίηση δικών σου σημειώσεων
Δοκίμασε ένα μη εμπιστευτικό δείγμα σημειώσεων και ζήτησε πίνακα με εργασία, υπεύθυνο και προθεσμία. Διευκρίνισε ότι όσα δεν αναφέρονται πρέπει να σημειωθούν ως «δεν έχει συμφωνηθεί».
Σύγκρινε τον πίνακα με το αρχικό κείμενο. Πρόσεξε μήπως μια πρόταση παρουσιάστηκε ως απόφαση ή αποδόθηκε σε λάθος πρόσωπο.
Μια απλή λίστα ελέγχου
Περίγραψε μια καθημερινή διαδικασία, όπως την προετοιμασία μιας εσωτερικής συνάντησης ή την παράδοση ενός μη εμπιστευτικού αρχείου, και ζήτησε μια σύντομη λίστα βημάτων.
Δώσε τη λίστα σε έναν συνάδελφο που γνωρίζει τη διαδικασία για να ελέγξει αν λείπει κάτι. Για θέματα ασφάλειας, συμμόρφωσης ή εξειδικευμένης εργασίας, χρησιμοποίησε τις επίσημες οδηγίες και τον αρμόδιο επαγγελματία.
Μια πρώτη γλωσσική επιμέλεια
Σε ένα γενικό ενημερωτικό κείμενο, ζήτησε πιο καθαρά ελληνικά ή μια πρώτη αγγλική απόδοση. Στην Κύπρο, όπου μια εταιρεία μπορεί να επικοινωνεί σε περισσότερες γλώσσες, αυτό είναι ένα πρακτικό πεδίο δοκιμής.
Έλεγξε ορολογία, ημερομηνίες, αριθμούς και δεσμεύσεις. Το NIST περιλαμβάνει την παραγωγή πειστικών αλλά λανθασμένων πληροφοριών στους κινδύνους της παραγωγικής AI.
Για μία εβδομάδα, σημείωσε τον συνολικό χρόνο κάθε δοκιμής μαζί με τις διορθώσεις. Αν για να σώσεις ένα προσχέδιο χρειάζεται περισσότερη δουλειά από το να το γράψεις, άλλαξε την οδηγία ή επίλεξε άλλη εργασία. Η εξοικονόμηση χρόνου χρειάζεται να φαίνεται στην πράξη.