Πολλοί εργαζόμενοι εκτιμούν την αυξημένη ευελιξία που τους προσέφερε η κατ’ οίκον εργασία κατά τη διάρκεια της πανδημίας. Αν και είναι σημαντικό να επιστρέψουμε σταδιακά στους χώρους εργασίας μας για να ξαναβρούμε την προσωπική επαφή με τους συναδέλφους μας, θα συνεχίσουμε να εργαζόμαστε εξ αποστάσεως για μέρος του χρόνου εργασίας μας στο άμεσο μέλλον.
Οι υβριδικοί τρόποι εργασίας προσφέρουν μεγαλύτερη ευελιξία. Δεν χρειάζεται να γίνονται όλες οι εργασίες στο γραφείο ταυτόχρονα. Ωστόσο, μετά τη νόσο COVID-19, η υβριδική εργασία θα απαιτήσει σημαντική αλλαγή νοοτροπίας και δημιουργία νέων τρόπων εργασίας, σε συνδυασμό με συναφείς πολιτικές και πρακτικές.
Το υβριδικό μοντέλο
Ακριβώς όπως και όταν εργαζόμαστε εξ αποστάσεως, σε μια υβριδική κατάσταση πρέπει να επικεντρωθούμε περισσότερο στη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού και όχι απλώς στην εκτέλεση καθηκόντων. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να δοθεί μεγαλύτερη έμφαση στην αμοιβαία υποστήριξη, την εμπιστοσύνη και την αξιοπιστία, στην αποσαφήνιση των εργασιακών σχέσεων και στη διασφάλιση της συμμετοχής όλων στις συνεδριάσεις. Αυτό που έχει σημασία δεν είναι η παρουσία αλλά τα αποτελέσματα.
Κατά τη διάρκεια της πανδημίας, χρειάστηκε να μάθουμε πώς να αναπαράγουμε εικονικά την ανεπίσημη επαφή που είχαμε μέχρι τότε με τους συναδέλφους μας στους διαδρόμους ή κατά τη διάρκεια του γεύματος. Με τη μερική επιστροφή στο γραφείο, θα υπάρξουν περισσότερες ευκαιρίες για ανεπίσημες προσωπικές και κοινωνικές επαφές. Επιπλέον, πρέπει να εξακολουθήσουμε να είμαστε προορατικοί όσον αφορά την ανταλλαγή πληροφοριών και να παρέχουμε τακτικά εποικοδομητικές παρατηρήσεις.
Αποτελεσματική επικοινωνία
Η υβριδική εργασία βασίζεται στην αποτελεσματική επικοινωνία. Είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία της, αλλά και ένας τομέας δυνητικά υψηλού κινδύνου. Η μη καλή διαχείριση της επικοινωνίας μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα την ανεπαρκή ροή των πληροφοριών, τα κενά γνώσεων, εμπόδια στην αποτελεσματική ομαδική εργασία και αποκλεισμό μελών της ομάδας που δεν βρίσκονται στο γραφείο. Η αποτελεσματική επικοινωνία πρέπει να θεωρείται ευθύνη όλων των μελών της ομάδας. Οι μονάδες/τομείς/ομάδες πρέπει να συζητούν τις προτεραιότητές τους και να καθορίζουν από κοινού σαφείς προσδοκίες, καθώς και να εξασφαλίζουν χρόνο για εστιασμένη εργασία και να συμφωνούν σχετικά με το πότε είναι αναγκαία η φυσική παρουσία στο γραφείο και πότε δεν είναι.
Σταδιακή επιστροφή στην εργασία σε χώρους γραφείων ανοιχτού τύπου
Παρά το γεγονός ότι έχουμε πρωτόκολλα για την υγεία και την ασφάλεια σε σχέση με τη νόσο COVID-19, δεν πρέπει να ξεχνάμε επίσης και τη συναισθηματική και ψυχική ευεξία. Ορισμένοι υπάλληλοι μπορεί να ανησυχούν ή να αντιμετωπίζουν δυσκολίες όσον αφορά την επιστροφή σε χώρους εργασίας ανοιχτού τύπου. Αυτό μπορεί να απαιτεί χρόνο και προσαρμογές. Ως εκ τούτου, ενθαρρύνουμε τα διοικητικά στελέχη να έχουν μια ευέλικτη προσέγγιση, μια διακριτική και ανοιχτή συζήτηση με κάθε εργαζόμενο και να συζητούν τυχόν προσαρμογές και/ή στήριξη για τη διευκόλυνση της αποτελεσματικής επιστροφής στον χώρο εργασίας.
Παρακολούθηση και αξιολόγηση της εργασίας των εργαζομένων
Όταν οι εργαζόμενοι εργάζονται εξ αποστάσεως ή με μεγαλύτερη ευελιξία, μπορεί να είναι δυσκολότερη η παρατήρηση της απόδοσής τους. Αντί της αξιολόγησης των υπαλλήλων με βάση τη φυσική παρουσία και τον χρόνο τους στο γραφείο (ή σε εικονικές συνεδριάσεις), οι προϊστάμενοι θα πρέπει να προσαρμοστούν στην αξιολόγηση της απόδοσης με βάση τα αποτελέσματα, την επίτευξη των στόχων, τη συνεισφορά και την αξία. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό οι προϊστάμενοι να έχουν χρόνο για κατ’ ιδίαν συναντήσεις με τα μέλη της ομάδας τους τακτικά για να συζητούν την απόδοσή τους, να διατυπώνουν παρατηρήσεις και να επικαιροποιούν τους στόχους της εργασίας τους, εάν χρειάζεται.
Εργασία σε υβριδική ομάδα
Μια υβριδική ομάδα είναι μια ομάδα στην οποία ορισμένα άτομα εργάζονται εξ αποστάσεως και κάποια άλλα εργάζονται στο γραφείο σε συγκεκριμένη ημέρα. Για να μεγιστοποιηθεί αυτή η ρύθμιση, πρέπει να επανεξετάσουμε τον τρόπο με τον οποίο συνεργαζόμαστε. Για ορισμένες ομάδες, τα μέλη εργάζονται ήδη αρκετά χρόνια σε υβριδική κατάσταση, με προσωπικό που βρίσκεται σε διαφορετικές τοποθεσίες. Ωστόσο, για άλλους, αυτό αποτελεί μια νέα πραγματικότητα, για την οποία χρειάζονται χρόνο να προσαρμοστούν. Στις υβριδικές ομάδες, πρέπει να επικεντρωθούμε περισσότερο στη διαχείριση των ομάδων μας, στα άτομα που αποτελούν τις ομάδες μας και στους εαυτούς μας — καθήκοντα που είναι ευκολότερα όταν εργαζόμαστε όλοι στον ίδιο φυσικό χώρο. Πρέπει όλοι να συμβάλλουμε ισότιμα σε αυτόν τον σκοπό.
Αξιοποίηση νέων, ευέλικτων τρόπων εργασίας
Όταν εξετάζουμε ευέλικτους τρόπους εργασίας, καθώς και τον καλύτερο τρόπο προσαρμογής σε ένα εξ αποστάσεως/υβριδικό εργασιακό περιβάλλον, πρέπει να λάβουμε υπόψη τις εξής πέντε βασικές αρχές:
- Καλλιέργεια νοοτροπίας εμπιστοσύνης, υπευθυνότητας και αποτελεσμάτων: Αποτίμηση απόψεων και αποτελεσμάτων.
- Υιοθέτηση έξυπνων και υγιεινών εργασιακών πρακτικών: Βρείτε τον σωστό τρόπο που ταιριάζει μεταξύ του τι κάνετε και του τρόπου με τον οποίο το κάνετε.
- Βασικά εργαλεία συνεργασίας: Η ευέλικτη εργασία εξαρτάται από την ικανότητά μας να συνεργαζόμαστε σε διάφορους χρόνους και τόπους.
- Πειραματισμός και προσαρμογή: Να είστε περίεργοι, να προτείνετε βελτιώσεις και να δοκιμάζετε διαφορετικές πρακτικές και κανόνες.
- Καθορισμός συμφωνιών ομάδας: Προσαρμόστε την ευέλικτη εργασία στις ανάγκες και το πλαίσιο της ομάδας σας. Αναθεωρείτε τις συμφωνίες σας σε τακτική βάση.
Η υβριδική εργασία δημιουργεί νέες απαιτήσεις για τους εργοδότες και τη διοίκηση. Αν και μπορεί να έχουν αναπτύξει νέες δεξιότητες όσον αφορά τη διαχείριση εργατικού δυναμικού που εργάζεται εξ αποστάσεως, η υβριδική εργασία δημιουργεί μοναδικές προκλήσεις που διαφέρουν τόσο από την κατ’ εξοχήν εξ αποστάσεως εργασία όσο και από την κατ’ εξοχήν εργασία στο γραφείο.
